Werk-Vitaal regionale arbodienst

Groeien met Visma Verzuim

Na jarenlang in de uitzendbranche gewerkt te hebben, viel het Ron Van Berlo (mede-eigenaar/directeur van regionale arbodienst Werk-Vitaal) op dat veel werkgevers mopperden over de arbodienst. “Toen dacht ik: als ik ooit de kans krijg, ga ik het anders doen. Dat is mijn drijfveer.”

Na jarenlang in de uitzendbranche gewerkt te hebben, viel het Ron Van Berlo (mede-eigenaar/directeur van regionale arbodienst Werk-Vitaal) op dat veel werkgevers mopperden over de arbodienst. “Toen dacht ik: als ik ooit de kans krijg, ga ik het anders doen. Dat is mijn drijfveer. Om echt invloed te hebben op de vitaliteit van werknemers van Zuid-Nederland.” In de driehoek
van Eindhoven-Maastricht-Nijmegen weet Werk-Vitaal dat ook te doen. En Visma Verzuim helpt daarbij. “Visma Verzuim heeft mij de afgelopen jaren volledig ondersteund in de groei van mijn bedrijf.”

Werk-Vitaal is een gecertificeerde arbodienst die werkgevers een compleet pakket aan dienstverlening aanbiedt. “We zijn een arbodienst, bieden verzuimbegeleiding, helpen werkgevers met de duurzame inzetbaarheid van hun werknemers en doen preventief medische onderzoeken. Parallel daaraan hebben we bedrijfsmaatschappelijke werkers die medewerkers in de gevarenzone begeleiden en problemen tijdig tackelen. Verder werken we samen met het ziekenhuis. Als er sprake is van problemen kunnen we snel in het ziekenhuis terecht bij bijvoorbeeld een neuroloog en orthopeed. In feite zijn we een heel compleet, bijna medisch HR-bedrijf.”

WERKNEMERS IN BEELD

Omdat elke klant een eigen casemanager heeft, is Werk-Vitaal goed op de hoogte van wat er speelt in een bedrijf. “Als je alleen de zieke werknemers van een bedrijf ziet, heb je maar 5% tot 10% van de werknemers in beeld. Dan mis je bijna iedereen. Wij willen 70% tot 80% van de werknemers in beeld hebben voor onze arbodienstverlening.” Om die reden opereert Werk-Vitaal bewust regionaal, zodat casemanagers ook fysiek snel bij de klant kunnen zijn.

ROL VOOR CASEMANAGER

“Elke casemanager is vaak op locatie bij de klant. Daardoor is hij goed op de hoogte van de risico’s op de werkvloer. Daaruit rollen activiteiten op het gebied van preventie. Bovendien kunnen we op deze manier al veel opvangen. Door de taakdelegatie van de bedrijfsarts kan de casemanager – onder toezicht van de bedrijfsarts – op een andere manier problemen of risico’s tackelen. Want vaak is het niet benoemen van problemen, of het niet maken van de juiste keuzes, uiteindelijk de oorzaak van medische klachten.”

COMBINATIE MET LOOPBAANADVIES

Door de goede verstandhouding tussen Werk-Vitaal en zijn klanten en de korte lijntjes blijven werknemers niet onnodig lang hangen in een re-integratietraject of in een baan die niet meer bij ze past. Ook dat laatste kan tot verzuim leiden. “Wij combineren re-integratie met loopbaanadvies en outplacementtrajecten. Maar werkgevers vragen soms ook uit zichzelf naar loopbaaninterventie. Dan praten wij met de werknemer en kunnen we vanwege ons grote netwerk soms een werknemer al herplaatsen voordat er sprake is van uitval.”

INFORMATIE CENTRALISEREN

Al die verschillende diensten en functionarissen vragen om een goede integratie en centralisatie van informatiestromen. Visma Verzuim is de ideale tool voor Van Berlo, want “een brede samenstelling van functionarissen kan probleemloos werken op hetzelfde platform”. Toch vindt Van Berlo een ander aspect misschien wel belangrijker: “De communicatie met klanten gaat met behulp van Visma Verzuim snel en makkelijk. Daar heb ik sinds het begin al profijt van gehad. Alles gaat digitaal en veilig: de werkgever kan inloggen voor een verslag, de arts kan notities maken en de werknemer krijgt meteen zijn verslag. Naast deze logistieke voordelen is het heel makkelijk om nieuwe klanten te integreren in het systeem. Eerst was het een hele toer om alle medische gegevens te verzamelen en de administratie in te richten; de omslagsnelheid is nu heel hoog. Zo is de organisatie binnen een paar jaar gegroeid van twee mensen naar dertien mensen.”

“De communicatie met klanten gaat met behulp van Visma Verzuim snel en makkelijk. Daar heb ik sinds het begin al profijt van gehad.”

UITBREIDING VAN HET BEDRIJF

Visma Verzuim is ook belangrijk voor de bedrijfsvoering: “De techniek van Visma Verzuim heeft geholpen in de groei van het bedrijf om verschillende redenen. Het is makkelijker om werkgevers en hun werknemers op te nemen in het systeem, ongeacht de grootte van het bedrijf. We kunnen daardoor met steeds grotere bedrijven gaan samenwerken. Eerst waren het vooral organisaties van rond de 25 werknemers, nu zijn 2.000 werknemers geen probleem. Dat heeft ook te maken met het feit dat grotere bedrijven ons steeds meer zien als een verlengstuk van HR en niet alleen als ‘de bedrijfsarts’. We zijn in de afgelopen twee jaar met ruim 30% gegroeid en we nemen grote organisaties (tussen de 500 en 2000 werknemers) in een relatief korte periode (tussen vier tot acht weken) volledig op in onze dienstverlening. Verder is het heel eenvoudig om klantgesprekken bij te houden in Visma Verzuim. Ik gebruik het daarom ook voor mijn salesworkflow. We verliezen bijna geen enkele klant die we hebben bezocht, omdat we hem meteen registreren in het systeem zodat hij gaat meedraaien in het proces. Daarnaast is het systeem heel flexibel in te richten, zodat elke werknemer toegang heeft tot de juiste functionaliteiten en onze klanten er meteen gebruik van kunnen maken. Ik krijg van hen zelden vragen over hoe het systeem werkt.”

GOED GEREGELD

Een ander voordeel is dat Visma Verzuim altijd actueel is op het gebied van privacy en beveiliging. Dat verbetert de aanloop naar een nieuwe samenwerking. “Omdat Visma Verzuim vooroploopt in de technologie, zoals de verplichte dubbele inlogverificatie, het voldoet aan de privacyregels en investeert in support, weet ik wat ik kan toezeggen aan nieuwe klanten omdat de integratie geen problemen zal opleveren. Dat is een fijn gevoel, omdat ik weet dat het aan de achterkant goed is geregeld.”

ONDERSCHEIDEND MET VISMA VERZUIM

Visma Verzuim is een pakket dat je naar eigen inzicht kunt samenstellen. Hierin doet Werk-Vitaal geen concessies: “Wij gebruiken alle functionaliteiten van Visma Verzuim, dus ook VerzuimConnect en Visma Verzuim Werknemer. Met VerzuimConnect wordt het integreren van een nieuwe klant in ons systeem nog makkelijker gemaakt, omdat de werknemersgegevens zo uit de salarisadministratie gehaald kunnen worden. Dat is een onderscheidend stuk voor mijn bedrijf. En door Visma Verzuim Werknemer hoeven we geen brieven meer te sturen of gespreksverslagen te mailen, want die kan de werknemer allemaal terugvinden in het portaal. Er is dan ook meteen geen risico meer dat iets kwijtraakt.”