Driessen 

Walter Sleven over verzuimmanagement voor flexibele werknemers en het gebruik van Visma Verzuim

Uitzendbureau Driessen verzorgt zelfstandig de verzuimbegeleiding van zijn flexibele werknemers. Ook is het eigenrisicodrager voor de Ziektewet. Walter Sleven, coördinator van de afdeling verzuim van Driessen, vindt dit een slimme keuze: “Het stelt ons in staat om als goed werkgever op te treden bij de terugkeer naar het eigen werk. Mocht terugkeer niet mogelijk zijn, dan bieden we ondersteuning bij het zoeken van een nieuwe passende baan.” Driessen gebruikt Visma Verzuim voor de ondersteuning bij de processen van de afdeling verzuim, dossiervorming in het kader van de Wet verbetering poortwachter én re-integratie in het eerste en tweede spoor.

Er zijn veel flexibele werknemers die via Driessen werken binnen de publieke sector: onderwijs, overheid en zorg. Helaas worden die werknemers ook wel eens ziek. “We verzorgen de verzuimbegeleiding van die werknemers met bijna 20 collega’s: een team van casemanagers, verzuimconsulenten en consulenten Participatie- en Ziektewet”, vertelt Sleven, die deze teams aanstuurt. Driessen werkt al zo’n vijf jaar met Visma Verzuim. Visma Verzuim helpt in de basis bij procesborging en dossiervorming. Zo zorgt het voor een uniforme aanpak, zijn deadlines uit de Wet verbetering poortwachter gewaarborgd en werken ook bedrijfsartsen in hetzelfde systeem. “Alles komt daarin samen. De ‘look and feel’ van Visma Verzuim is fijn. Eigenlijk spreekt het voor zich.”

Applicatiebeheer zelf doen

Omdat Driessen de verzuimbegeleiding intern heeft geregeld, is het handig om zelf het applicatiebeheer te kunnen doen. “Binnen Visma Verzuim kun je veel invloed uitoefenen door zelf aan de knoppen te draaien.” Sleven geeft daarbij wel aan dat niet iedere gebruiker zomaar zijn gang kan gaan, maar dat het mogelijk is om veel zelf te regelen als je weet hoe het werkt.

“Vanuit de teams kunnen wij veel makkelijker bedenken wat we nodig hebben, wat we eventueel anders willen en dat ook zelf heel makkelijk aanpassen.”

Een aantal jaar geleden heeft Driessen de begeleiding bij re-integratie in het tweede spoor zelf opgepakt. “Waarom zou je dat inkopen als we zelf een groot netwerk hebben?” Een uitzendbureau is natuurlijk goed in staat om medewerkers te bemiddelen naar werk. Ook het tweede spoor-proces heeft Driessen opgenomen in Visma Verzuim.

Processen zelf aanpassen

Sleven vertelt dat Driessen naar eigen wens processen kan inrichten. Daarmee zit het uitzendbureau niet vast aan iets wat door het systeem is bepaald. Volgens Sleven is het bij andere systemen lastiger om een proces zelf aan te passen. “De Wet verbetering poortwachter is de basis van het verzuimsysteem, maar daar bovenop wil je extra acties uitvoeren, en daar gebruiken we Visma Verzuim veel voor.”

Basisinrichting is goed

“Als je de basisinrichting inkoopt als arbodienst of eindklant, kun je daar eigenlijk meteen mee uit de voeten, maar wij gebruiken het systeem wat intensiever.” Het applicatiebeheer is goed te managen, maar Sleven trekt wel de vergelijking met een ketting: er zitten allerlei schakeltjes in en als je een schakeltje aanpast, moet je goed weten wat er allemaal gaat meebewegen. Als een gebruiker de kettingreactie helder voor ogen heeft, kan hij zelf gaan inrichten. Dat kan gaan om afwijkende processen, taken, signalen, of rollen waarbij de één iets meer kan zien dan de ander. “Alles is daarin op maat te maken.”

Privacy is geborgd

Er valt dus veel aan te passen binnen Visma Verzuim, maar de privacy is goed geborgd volgens Sleven. “Alles wat met medische zaken te maken heeft, kunnen wij niet zelf regelen.” Zo is het voor Driessen niet mogelijk om de instellingen voor de toegang tot medische dossiers aan te passen. “De bedrijfsarts heeft in zijn omgeving een apart medisch dossier en ook het aanmaken van accounts van bedrijfsartsen kunnen wij niet zelf. Medische informatie is absoluut geborgd, daar kunnen wij niet bij. Dat is goed geregeld.” Ook is het niet mogelijk om medische terminologie vast te leggen. De gebruiker krijgt een melding als er toch per ongeluk iets medisch wordt getypt. “Er zit een medische woordenlijst achter met woorden die niet mogen worden gebruikt. Dat houdt je scherp.”

Re-integratie op één plek

Via Visma Verzuim Werknemer hebben werknemers de kans om mee te kijken naar hun dossier. Met een tweefactorauthenticatie kunnen werknemers inloggen in een webapplicatie en hun dossier volgen. De reacties zijn positief: “Mensen vinden het fijn, maar vooral praktisch, want agenda-afspraken met de bedrijfsarts en terugkoppelingen van spreekuren worden daar vastgelegd.” Sleven vindt het belangrijk dat de documentatie van re-integratie zoveel mogelijk plaatsvindt op één plek. “Dat is vanuit privacy-oogpunt het meest veilig, want je mailt dan niet heen en weer.”

Kortom, bij uitzendbureau Driessen werken ze intensief en met veel plezier met de verzuimsoftware van Visma Verzuim.