Inloggen
Sinds de coronapandemie zijn steeds meer werkgevers gaan nadenken over beleid voor hybride werken. Veel werknemers willen graag deels thuis blijven werken en ook werkgevers hebben gezien dat thuiswerken prima kan werken. Volledig thuiswerken zit er vaak niet in, maar voor hoeveel dagen gaan werknemers dan terug naar kantoor? En hoe ga je dit organiseren? Het is verstandig om hiervoor beleid op te stellen.
Hoeveel thuiswerkdagen of verplichte kantoordagen mogelijk en verstandig zijn, verschilt natuurlijk sterk per organisatie en vaak ook per afdeling of team. Bedenk alvast welke varianten voor de terugkeer naar kantoor het beste zijn: er zijn er meer mogelijk dan je misschien denkt. Terugkeren kan op basis van enkele (vaste) dagen per week, op basis van dagdelen, op seizoensbasis, op maandbasis, op basis van functies of taken, op teambasis of op basis van bepaalde persoonlijke voorkeuren. Daarnaast zijn volledig terugkeren en niet terugkeren een optie.
Vraag naar de voorkeur van werknemers
Een slimme werkgever betrekt de werknemers bij de besluiten hierover. Dit kan bovendien verplicht zijn als er een ondernemingsraad (OR) is ingesteld. De OR heeft instemmingsrecht bij het introduceren, wijzigen of schrappen van regelingen rond arbeids- en rusttijden, arbeidsomstandigheden en werkoverleg. Vraag werknemers expliciet, bijvoorbeeld via een enquête of juist door persoonlijke gesprekken, wat hun voorkeur heeft bij de verdeling van thuiswerkdagen en werkdagen op locatie. De meningen zullen sterk uiteenlopen. Rekeninghouden met de wensen van werknemers is extra belangrijk in de huidige tijden van arbeidsmarktkrapte.
Bekijk het ziekteverzuim in relatie tot thuiswerken
Uiteraard kijk je naast het individuele belang ook naar de belangen van het collectief en de organisatie. Welk besluit is het beste voor de binding tussen werknemers en met de organisatie? Wat is de impact van thuiswerken op de productiviteit, creativiteit, werk-privébalans en loopbaan? Betekent een terugkeer naar kantoor(tuinen) een klap voor de concentratie? Zorgt thuiswerken voor minder ziekteverzuim? Draagt thuiswerken bij aan duurzaamheidsdoelen? Wat verwacht je als je van het kantoor een ‘ontmoetingsplek’ maakt? Wanneer ben je een aantrekkelijke werkgever? Houd de lessen uit het coronatijdperk hierbij goed in gedachten, maar kijk ook meteen naar de financiële kant. Wat levert het de organisatie op als iedereen een hele dag gaat thuiswerken, bijvoorbeeld op energie-, kantoor- en reiskosten? Wat als hier thuiswerkvergoedingen of andere investeringen in thuiswerken tegenover worden gezet? Valt er te besparen op bijvoorbeeld huurkosten, omdat op kantoor minder ruimte nodig is? En hoe zit het met productiekosten?
Nieuw beleid helder communiceren
Op basis van alle aspecten maak je een plan of schaaf je het huidige beleid bij. Zorg ook dat de werknemers op de hoogte zijn van het nieuwe beleid. Je kan hierover een presentatie houden, een document met veelgestelde vragen en antwoorden verspreiden of simpelweg een heldere e-mail opstellen. Zorg ervoor dat je haarfijn kunt uitleggen waarom het werken op locatie (op bepaalde dagen) noodzakelijk is, waarom er een eventueel onderscheid is gemaakt tussen functies en welke maatregelen er genomen zijn om werknemers zo veilig en prettig mogelijk te kunnen laten werken. Maak je de mogelijkheid om (deels) thuis te werken structureel, dan vraagt dat evengoed om duidelijke communicatie en om het vastleggen van afspraken over de arbeidsomstandigheden, voorzieningen, vergoedingen en bereikbaarheid. Stel daarvoor een thuiswerkovereenkomst en thuiswerkregeling op.
Evalueer het beleid en het ziekteverzuim
Voor de invoering van het nieuwe beleid is het belangrijk om te zorgen dat het kantoor is aangepast aan de nieuwe rol. Organiseer sociale activiteiten en zorg voor meer overlegruimtes. Misschien zijn er ook meer stilteruimtes nodig. Door ruime kantoortijden te hanteren, kunnen werknemers de spits vermijden en zo hun reistijd beperken. Het is verder wel handig om collega’s te stimuleren om op dezelfde dag naar kantoor te komen. Als ze elkaar continu mislopen, zien ze de meerwaarde misschien niet meer in van het naar kantoor komen. Ten slotte is het belangrijk om regelmatig bij de werknemers te peilen wat zij van de veranderingen vinden, zodat je zo nodig het beleid kunt bijstellen. Evalueer uiteraard ook welke gevolgen het nieuwe beleid heeft voor het ziekteverzuim in de organisatie.
Wil je meer weten over hybride werken? Schrijf je dan in voor het webinar Hoe creëer je een succesvolle balans tussen thuiswerken en op kantoor?
Over Visma Verzuim
Wij willen werknemers in organisaties veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.