Dekker Hout

Leidinggevenden meer betrekken bij ziekteverzuim

Geri van Winssen is verantwoordelijk voor P&O en het arbobeleid bij  Dekker Hout. Momenteel heeft hij al een goed overzicht van het ziekteverzuim van de werknemers, maar het is de bedoeling om de leidinggevenden hier meer bij te betrekken. “Het is logischer als een  zieke werknemer ook een belletje of kaartje vanuit zijn leidinggevende  krijgt, dan dat hij alleen iets hoort vanuit de P&O-afdeling. Bovendien  kan een werknemer die geen belletje krijgt van zijn leidinggevende zich  gaan afvragen of hij eigenlijk wel wordt gemist.” Vanaf zes weken (bij de  probleemanalyse) neemt P&O het traject weer over. Dankzij Visma Verzuim kan de leidinggevende’ de verzuimhistorie eenvoudig opzoeken  en heeft hij meteen een overzicht van alle openstaande taken.

 

“Ook wil je een onveilige werksituatie natuurlijk niet in stand houden.”

 

WEINIG ZIEKTEVERZUIM DOOR CORONACRISIS

In Nederland werken ongeveer 215 mensen bij Dekker Hout. Geri van Winssen is daar manager en adviseur personeelszaken (P&O), maar hij is ook verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden en het arbobeleid. Qua verzuim is Dekker Hout lange tijd gevrijwaard gebleven van ernstig zieken, maar momenteel is het aantal langdurig zieken wel hoger. Mogelijk hangt dat samen met de vele lange dienstverbanden: er zijn flink wat werknemers die jubilea  vieren en 25, 40 of zelfs 45 jaar in dienst zijn. De coronacrisis heeft relatief weinig impact gehad op het ziekteverzuim bij Dekker Hout. Volgens Van Winssen zijn  er “meer mensen uitgevallen omdat een partner corona had, dan dat ze het zelf hadden.” Dekker Hout heeft de adviezen van het RIVM zo goed mogelijk nageleefd. Van Winssen zegt daarover: “Voldeed iemand aan de klachten die bij corona horen, dan werd hij vriendelijk verzocht om naar huis te gaan en zich te laten testen. Je wilt niet het risico lopen dat meer mensen ziek worden. Ook wil je een onveilige werksituatie natuurlijk niet in stand houden.”

KOPPELING VISMA VERZUIM EN SALARISSYSTEEM IS HANDIG

Van Winssen is van mening dat de eerstelijnsverzuimbegeleiding bij leidinggevenden hoort te liggen. Daarin wil hij nog wat vooruitgang boeken: “In de huidige  situatie weet ik als Piet zich ziek meldt, dat hij zich de afgelopen periode zeker vier of vijf keer ziek heeft gemeld. Ik moet de leidinggevende erop attenderen dat  er een frequent verzuimgesprek moet komen. Dat moet eigenlijk vanuit de leidinggevende zelf komen.”

Dekker Hout is via de arbodienst uitgekomen bij Visma Verzuim. Het oude systeem beviel niet en de koppeling tussen Visma Verzuim en het salarissysteem van  Dekker vond Van Winssen handig: “Helaas heb ik gewoon de tijd niet om alle mogelijkheden van de verzuimsoftware uit te proberen. Maar werken met Visma  Verzuim is erg overzichtelijk en prettig.” De meest handige onderdelen vindt hij de verzuimhistorie, de openstaande taken en dat hij alles makkelijk kan terugvinden.

TRAINING IN HET VOEREN VAN VERZUIMGESPREKKEN

Leidinggevenden maken van hun gesprekken een kort verslag, maar werken niet met de verzuimsoftware. Van Winssen: “Je kan de verzuimbegeleiding  en verzuimsoftware niet even in een half uurtje trainen, maar we zijn er wel mee bezig.” Bij Dekker Hout komt er namelijk niet alleen een update van het verzuimprotocol, maar ook een training om leidinggevenden te instrueren over de verzuimbegeleiding tot aan de eerste zes weken. Zo krijgen leidinggevenden handvatten aangereikt voor het voeren van verzuimgesprekken. Na ongeveer zes weken, op het moment dat de bedrijfsarts de probleemanalyse opstelt, neemt de afdeling P&O het verdere traject over: “Dan wordt het wat complexer en krijg je de hele Wet verbetering poortwachter: daar hebben onze leidinggevenden nog geen kaas van gegeten. Ook is het de vraag of je moet willen dat leidinggevenden zo’n traject  verder op zich nemen. Het is wel belangrijk om ze er in mee te nemen.”

“Gedragsveranderingen op de werkvloer zie je wel aankomen en daarop kan je anticiperen.”

KORT, FREQUENT VERZUIM VOORKOMEN DOOR TE OBSERVEREN

Bij de aanpak van verzuim is het belangrijk om er als organisatie en als afdeling snel bovenop zitten. Dat kan ook preventief, door je in de werknemers  te verdiepen, te observeren en waar nodig een luisterend oor te bieden. Van Winssen: “Als iemand zijn been breekt bij het voetballen, kan je dat niet  zien aankomen. Gedragsveranderingen op de werkvloer zie je wel aankomen en daarop kan je anticiperen.” Door in gesprek te gaan, probeert Van  Winssen zo’n werknemer te helpen. Het kan gaan om hulp bij financiële problemen, bij het begrijpen van de correspondentie van overheidsinstanties  of een doorverwijzing naar een coach. Zo is het mogelijk om als organisatie veel te kunnen doen aan het korte, frequente en het middellange verzuim.  Notities daarover staan in Visma Verzuim en zodra het verzuim langer duurt, komen er meldingen binnen van de taken die gedaan moeten worden!

Kortom, Geri van Winssen is blij met de keuze voor Visma Verzuim en hij ziet de rol van de leidinggevende als cruciaal bij het managen van verzuim.

IN HET KORT OVER DEKKER HOUT

Geri van Winssen werkt inmiddels bijna vier jaar bij Dekker Hout; één van de grootste Europese bedrijven qua import van hardhout van over de hele wereld. Koninklijke Dekker is een familiebedrijf en bestaat al sinds 1885. Dekker Hout heeft een grote bosconcessie in Bolivia met een eigen zagerij en productielocatie.  Het is een zogenoemd FSC-bos, dat met verantwoorde houtkap opereert. De familie Dekker is ook aan de slag gegaan binnen andere branches. Daarom  is Dekker nu opgesplitst in Dekker Hout BV en Dekker Vastgoed & Energie. Winssen: “Eigenlijk zijn alle panden waar wij nu inzitten van Dekker zelf. Ze zijn  allemaal belegd met zonnepanelen. Het restmateriaal van de houtverwerking wordt ook gebruikt om onze locaties te stoken. Dus wij zijn in die zin volledig  zelfvoorzienend.”