Gasunie

Gasunie over een soepele implementatie van Visma Verzuim en het brede draagvlak binnen hun organisatie

Marieke Nienhuis-Wisman is beleidsadviseur gezondheid en welzijn bij Gasunie. Het ziekteverzuim is relatief laag bij Gasunie en er wordt veel aandacht besteed aan preventie. In het geval dat er toch sprake van een (langdurige) verzuimsituatie, dan moet de verzuimbegeleiding goed verlopen en moeten alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht. Gasunie was dan ook op zoek naar een verzuimoplossing die daarvoor de juiste ondersteuning biedt. Ook was het belangrijk om alle verzuimdocumentatie – in overeenstemming met de privacywetgeving – op één plek vast te leggen.

Volgens Nienhuis-Wisman kwam Visma Verzuim al snel naar boven en is de implementatie van de verzuimsoftware soepel verlopen.

Gasunie is een Europees gastransportbedrijf met het hoofdkantoor in Groningen. Er zijn iets meer dan 1300 werknemers in dienst en nog ongeveer 400 werknemers op inleenbasis. Het gaat om zowel kantoorfuncties als werknemers in het veld. Door de veranderende energiemarkt is het noodzakelijk om nieuwe kennis binnen te halen op het gebied van die nieuwe energie. “Gezondheid en welzijn hangt overal boven”, vertelt Nienhuis-Wisman. “Om het werk goed te kunnen doen en mee te kunnen bewegen in het veranderende energielandschap is het belangrijk dat werknemers hun werk in goede gezondheid én met plezier kunnen doen.” 

Preventieve trainingen voor het herkennen van signalen

Nienhuis-Wisman richt zich onder andere op de vormgeving van het arbobeleid. Daarbij is het geven van voldoende voorlichting op het gebied van gezondheid en welzijn van belang. Zo zijn er preventieve trainingen voor zowel leidinggevenden als werknemers. Het doel van deze trainingen is om ervoor te zorgen dat zij signalen van bijvoorbeeld overbelasting tijdig herkennen en weten hoe zij daarop kunnen anticiperen. Hierdoor voorkom je dat werknemers er te lang mee doorlopen en zich uiteindelijk ziekmelden. Ook worden leidinggevenden voorgelicht over hun rol en verantwoordelijkheid bij de ziekteverzuimbegeleiding. Krijgen ze daadwerkelijk te maken met langdurig ziekteverzuim, dan is er professionele ondersteuning vanuit de HR-adviseurs.

Een verzuimsysteem volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Volgens Nienhuis-Wisman was het voor Gasunie belangrijk om meer uniformiteit in de verzuimbegeleiding aan te brengen. “We streven ernaar dat het in de basis geen verschil mag maken hoe de ziekteverzuimbegeleiding eruit ziet, er ligt immers een wetgevend kader aan ten grondslag .” Nienhuis-Wisman zag ook dat leidinggevenden zoekende waren naar hoe zij verzuiminformatie naar aanleiding van bijvoorbeeld een gesprek het beste konden vastleggen. Het personeelssysteem en informatie via de mail versturen boden geen goede oplossing. En het was niet handig als een leidinggevende bijvoorbeeld van plek wisselde.

“Er was behoefte aan één verzuimsysteem waarin alles omtrent ziekteverzuim kan plaatsvinden en waarbij ondersteuning is voor de wettelijke taken. Aangezien het gaat om privacygevoelige informatie moet dat goed geregeld zijn volgens de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).”

Draagvlak voor verzuimsoftware creëren

“Visma Verzuim kwam al snel naar boven, ook omdat zij marktleider zijn op dit gebied”, aldus Nienhuis-Wisman. Gasunie heeft een demonstratiesessie met Visma Verzuim belegd om de mogelijkheden te kunnen beoordelen, maar ook om draagvlak te creëren binnen de organisatie. “Het verzuimsysteem moest heel erg voor zich gaan spreken en voor Visma Verzuim is dit hun core business. Het product is doorontwikkeld en overal is aan gedacht.” Gasunie maakt dan ook sinds januari 2021 met veel plezier gebruik van de verzuimsoftware van Visma verzuim.
Het prettige aan de verzuimsoftware van Visma Verzuim vindt Nienhuis-Wisman dat je op basis van iemands ‘rol’ (leidinggevende, HR-adviseur) kan bepalen wie wat ziet en welke taken wanneer  naar boven komen, zodat alle betrokkenen weten wanneer er iets moet gebeuren. “Aangezien leidinggevenden niet veel te maken krijgen met langdurig verzuim, is het fijn dat de wettelijke taken zijn geborgd in het systeem en dat het AVG-technisch gezien goed is geregeld. Het is een veilige omgeving waarbij de privacy van persoonsgegevens is gegarandeerd.”

Projectleiders zorgden voor soepele implementatie

De implementatie van de verzuimsoftware is soepel verlopen volgens Nienhuis-Wisman. Bij zowel Gasunie als Visma Verzuim zijn projectteams samengesteld. Aan de hand van verkennende gesprekken werd besproken hoe groot de impact van de technische implementatie zou zijn. Vooral doordat de projectleiders van de teams veel met elkaar schakelden is het gelukt om de implementatiedatum van 1 januari te halen. “Het was echt een hele fijne samenwerking. Je merkt dat Visma Verzuim heel veel ervaring heeft met de implementatie van dit soort trajecten. Ze zetten dat allemaal in de tijd, dat houdt iedereen scherp en dat dwingt ons ook om dat op diezelfde manier te gaan doen. Dat werkte heel goed.”

Aan de slag met de verzuimsoftware

Als het eenmaal is geïmplementeerd, dan moet iedereen er ook echt mee gaan werken. Gasunie had tijdens de implementatie al veel aandacht besteed aan het creëren van draagvlak onder leidinggevenden door uit te leggen wat er ging gebeuren en waarom. “Wij hebben ook veel tijd gestoken in de ondersteuning. Met deze privacygevoelige informatie kan je niet in een grote teamsessie laten zien hoe het werkt. Daarom zijn er hele laagdrempelige handleidingen opgesteld zodat leidinggevenden snel en makkelijk aan de slag kunnen.” Ook als er nog vragen waren, was de nodige ondersteuning beschikbaar. “Iedereen omarmt de verzuimsoftware nu. Het is fijn dat alles nu op één plek staat.” Kortom, Gasunie is blij met de keuze voor de software van Visma Verzuim!