Pieter Raat Stichting

Verzuim managen met Visma Verzuim

Zo doen ze dat bij de Pieter Raat Stichting

2019 was een turbulent jaar voor Ineke Rensen, manager P&O en opleidingen bij De Pieter Raat Stichting. Door extra budgetten was het mogelijk om meer werknemers aan te nemen, er was sprake van langdurig ziekteverzuim op haar eigen afdeling, de stichting wisselde van bedrijfsarts naar arbodienst én stapte over naar Visma Verzuim. “Gelukkig werkte onze nieuwe arbodienst al met Visma Verzuim. Zo konden we iets van ze leren.”

Vorig jaar heeft De Pieter Raat Stichting veel nieuwe werknemers geworven. Er zijn inmiddels 360 werknemers in dienst die gezamenlijk de zorg op zich nemen voor ruim 150 ouderen in twee woonzorginstellingen. De stichting levert 24 uurszorg en dat in een periode waarin het lastig is om nieuw personeel te vinden. P&O kan nieuwe vacatures niet altijd direct invullen en daarom zette de afdeling in op meer opleidingsplaatsen, met het doel om personeel, dat in opleiding is, makkelijker te kunnen behouden. De focus ligt de komende jaren op wervingsacties en strategische personeelsplanning.

De medische gegevens zijn heel duidelijk afgeschermd. Daar is Visma Verzuim heel streng in.

ZIEKTEVERZUIM EEN AANDACHTSPUNT

Maar dat is natuurlijk niet de enige taak van de afdeling P&O. Ook het monitoren van ziekteverzuim is een aandachtspunt. De leidinggevenden regisseren een ziekmelding. “Als werkgever mag je niet vragen naar de aard van de ziekte. Maar onze teams zijn klein en werknemers wisselen veel informatie uit. Een zieke werknemer moet volgens de wet na zes weken een bedrijfsarts bezoeken, maar vaak vertelt een zieke werknemer uit zichzelf wat er aan schort. Bij een vermoeden van langdurig verzuim kan een leidinggevende de werknemer al eerder naar de bedrijfsarts sturen.”

KOPPELING MET HRM-PAKKET

De leidinggevende zet de ziekmelding in Visma Verzuim. Dankzij de koppeling met het HRM pakket kan een leidinggevende de werknemer makkelijk vinden in het systeem en het werkt ook vice versa. De ziekmelding staat namelijk direct in het HRM-pakket en het rooster. De leidinggevende en de roostermakers zien zo gemakkelijk of zij een werknemer moeten vervangen. Bij langdurig verzuim ondersteunt de afdeling P&O de leidinggevende.

VISMA VERZUIM VOLGT WET VERBETERING POORTWACHTER

Leidinggevenden hoeven de Wet verbetering poortwachter niet uit hun hoofd te leren. Visma Verzuim geeft namelijk duidelijk aan welke taken een leidinggevende op welk moment moet uitvoeren. Het systeem geeft aan wanneer de bedrijfsarts een probleemanalyse moet opstellen en dat de leidinggevende daarna een plan van aanpak moet inleveren. Daarna volgt elke zes weken een vervolgafspraak. De leidinggevenden leggen alle contactmomenten met zieke werknemers vast in Visma Verzuim en kijken minimaal wekelijks in het systeem. Werknemers kunnen via Visma Verzuim Werknemer meelezen.

SAMENWERKEN MET DE ARBODIENST

Samen met de arbodienst monitort de afdeling P&O langdurig ziekteverzuim. “In Visma Verzuim zien we alle dossiers. In 2019 is het ziekteverzuim gestegen ten opzichte van 2018. De oorzaken lagen vooral buiten het werk, het is meestal voor het belangrijkste deel pech”, aldus Rensen. Werknemers een tijdje moeten missen betekent dat de druk bij de collega’s hoger komt te liggen. Bovendien kunnen nieuwe vacatures niet altijd direct worden opgevuld. Dat vraagt ook meer van de collega’s. “Dat gaat een tijdje goed, maar na verloop van tijd merk je dan wel een stijging in het verzuim. Gelukkig zit de arbodienst er bovenop.”

PRIVACY EN STRIKTE SCHEIDING VAN ROLLEN STAAN VOOROP

“Het liefst zouden we geen verzuimpakket nodig hebben. Dat zou namelijk betekenen dat we helemaal geen verzuim hebben.” Maar dat is haast onmogelijk en Rensen is erg tevreden over Visma Verzuim. “De inrichting van het systeem was een flinke klus, maar Visma Verzuim ondersteunde ons goed.” In elke stap was veel aandacht voor de verschillende rollen in het systeem – zoals de werknemer, de leidinggevende, HR en de bedrijfsarts – en telkens stond de vraag centraal: welke gegevens mag een persoon met deze rol zien? De medische gegevens zijn heel duidelijk afgeschermd. “Daar is Visma Verzuim heel streng in, naar ons toe en naar zichzelf.”

HET IS HEEL EENVOUDIG SAMENWERKEN

Het systeem is heel gebruiksvriendelijk. Alhoewel Rensen een instructie heeft gemaakt voor de leidinggevenden, heeft ze niet het idee dat ze die gebruiken. Het systeem wijst zich vanzelf. Het is niet alleen makkelijk om ziekmeldingen te coördineren, maar ook om rapportages uit te draaien. Denk aan een re-integratieverslag voor UWV. Of een rapportage over het verzuim per afdeling. Binnenkort heeft Rensen een afspraak met de adviseur arbeid en gezondheid van de arbodienst, de bedrijfsarts, P&O en de leidinggevenden van de twee afdelingen waar het verzuim het hoogst is. Visma Verzuim maakt het makkelijk om samen te werken. Dat past goed bij de visie van De Pieter Raat Stichting: “Samen staan we sterk en samen komen we verder.”