WerkFijn

“Wij zetten alles in Visma Verzuim, ook in het preventieve dossier”

Medewerkers van WerkFijn trekken met de Vitaliteitsbus door het hele land. Een heuse Vitaliteitsbus voor de deur van je organisatie maakt het preventief medisch onderzoek (PMO) goed zichtbaar voor de werknemers. Zo’n opvallende bus geeft niet alleen aan dat de organisatie echt aan de slag wil met het vitaliteitsbeleid, het geeft de werknemers ook een veilige plek om vrij te kunnen praten. “Het is heel prettig dat we de rapportages van onze preventieve aanpak vervolgens ook goed kunnen opnemen in de verzuimsoftware van Visma Verzuim.”

Jenet Bel is opgeleid als verpleegkundige, maar al snel begon het te kriebelen: ze wilde graag ondernemen. In 2015 heeft ze haar eigen bedrijf WerkFijn opgericht. WerkFijn verzorgt arbodienstverlening en heeft bedrijfsartsen en casemanagers in dienst. WerkFijn richt zich vooral op de gezondheid van werknemers. “We doen de hele Wet verbetering poortwachter (WVP), en daarnaast kijken we vooral heel erg naar de voorkant, dus voordat mensen ziek worden. We richten ons echt op gedrag, want 70% van de ziekmeldingen is gedragsmatig bepaald. Die 70% moet je niet medisch oplossen, we kijken naar wat die persoon nodig heeft.”

Goede relatie tussen leidinggevende en werknemer

Vanuit de preventieve aanpak richt WerkFijn zich op het trainen van de leidinggevenden, want als de relatie tussen de werknemer en de leidinggevende goed is, is de leidinggevende veel beter op de hoogte van wat er speelt thuis. Volgens Bel zorgt die goede relatie ervoor dat werknemers zich minder vaak ziek melden om een andere reden dan ziekte (zoals de zorg voor een ziek kind bijvoorbeeld). Weet de leidinggevende bijvoorbeeld dat een werknemer in scheiding ligt, dan kan hij kan van tevoren zeggen ‘ik weet dat je een drukke week hebt, neem maar een paar dagen vrij’. In het geval van een ziek kind kan de leidinggevende de werknemer wijzen op het zorgverlof. “Als je het op die manier aanvliegt, zien wij dat je veel minder ziekmeldingen krijgt”, aldus Bel. “Het mooie van Visma Verzuim is dat we de leidinggevende toegang kunnen geven tot zijn eigen team. De leidinggevende doet in principe de ziekmelding in de verzuimsoftware, want het begint met de vraag of de leidinggevende de ziekmelding accepteert, of dat er iets anders aan de hand is.”

Gerichte acties naar aanleiding van PMO

In plaats van aan de slag te moeten met de WVP, zet Bel liever disciplines in die passen bij de preventieve aanpak, zoals bedrijfsmaatschappelijk werk, een stress- en burn-outcoach of een ergonomisch adviseur. Bel begint graag met een PMO. Elke organisatie is wettelijk verplicht om zo’n PMO aan te bieden. Bel zegt hierover: “Een PMO is niet alleen belangrijk voor de werknemer, die een individuele terugkoppeling in zijn persoonlijk gezondheidsdossier terugkrijgt, maar ook voor de werkgever, want die krijgt een anonieme rapportage met dingen waar hij misschien iets aan kan doen. Zo kan een bepaalde afdeling veel last hebben van warmte of is er een afdeling waar iedereen tegen een bepaalde leidinggevende aanloopt. Dan kan een organisatie gerichte acties nemen.”

We vinden het medisch dossier bij Visma Verzuim erg goed, dat was ook het allerbelangrijkste, want je kan niet voorzichtig genoeg zijn met medische gegevens. Daarnaast was deze verzuimsoftware het meest gebruiksvriendelijk.

Draagvlak creëren voor PMO

Vindt een organisatie het PMO echt belangrijk, dan plannen ze iedereen ervoor in. Aangezien een werkgever deelname niet mag verplichten, moet onderaan de uitnodiging wel staan dat afmelden mogelijk is bij iemand van personeelszaken bijvoorbeeld. “Op die manier heb je in ieder geval alle werknemers gesproken, óf wij hebben ze gesproken óf personeelszaken. Bij organisaties die het zo doen en ook echt aan de slag gaan met de bevindingen zien we dat het verzuim heel erg naar beneden gaat.” Bij deze aanpak is het wel belangrijk dat er eerst voldoende draagvlak is gecreëerd bij de directie, de ondernemingsraad, personeelszaken en bij de werknemers. De werkgever moet goed communiceren: uitleggen waar ze mee bezig zijn, wat de voornemens zijn en benadrukken dat het PMO volledig anoniem is. Deze informatie moet ook op de borden komen, in de nieuwsbrief, of op een mooie flyer.

Vrijuit praten in de Vitaliteitsbus

Bij WerkFijn is het mogelijk om het PMO te laten uitvoeren vanuit de Vitaliteitsbus. Bel vertelt: “Voor organisaties is het een echte blikvanger; ze laten zien dat ze echt met vitaliteit bezig zijn. Werknemers geven aan dat ze in de bus vrijer kunnen praten en er blij mee zijn dat ons PMO verder gaat dan alleen de werkgerelateerde risico’s. Ook duurzame inzetbaarheid komt namelijk aan bod. Denk aan de werk-privébalans, je leefstijl en het volhouden van je werk tot aan je pensioen.” Naast de nulmeting voor werknemers, vindt Bel het belangrijk om een nulmeting onder de leidinggevenden te doen. “Het gaat om een training en vragenlijsten, zodat we kunnen zien welke leidinggevenden het goed in de vingers hebben en welke ondersteuning kunnen gebruiken. Dan heb je twee nulmetingen, maak je een plan en kan je echt aan de slag met je duurzame inzetbaarheid.”

Korte lijntjes en een hoog serviceniveau

In haar zoektocht naar verzuimsoftware voor WerkFijn heeft Bel gekozen voor Visma Verzuim. “We vinden het medisch dossier bij Visma Verzuim erg goed, dat was ook het allerbelangrijkste, want je kan niet voorzichtig genoeg zijn met medische gegevens. Daarnaast was deze verzuimsoftware het meest gebruiksvriendelijk.” Bel is verder erg tevreden met de helpdesk: “Ze zijn heel bereidwillig, staan je altijd te woord, snelle reacties. Dat vind ik echt een pluspunt. Datzelfde geldt trouwens voor mijn contactpersoon. Er zijn dus korte lijntjes en een hoog serviceniveau.”

Bel denkt de verzuimsoftware vrij optimaal te benutten, WerkFijn zet namelijk alles in Visma Verzuim. Zo komen ook de verslagen van de preventieve interventies in het preventief dossier en gaat alle communicatie via de verzuimsoftware en niet via de gewone e-mail. “Dat preventief dossier is heel fijn, dat heeft niet elke aanbieder, soms is er alleen de WVP. Verder vonden wij de koppeling met UWV heel prettig, we hoeven nu niet apart in te loggen in het UWV-portaal. Zo worden we weer ontzorgd!”