M@

Preventieve dossiers managen met Visma Verzuim

Miranda Burghout, oprichter van M@, samen met jou voor optimale inzetbaarheid, gaat uit van de inzetbaarheid van werknemers: “Als werknemers zich ziekmelden, is het alsof ze niets meer kunnen, terwijl er vaak nog zo veel opties zijn.” Door het niet te zien als verzuim, maar juist als inzetbaarheid, dwing je jezelf om naar de mogelijkheden te kijken. Het is daarbij belangrijk om de gezamenlijke verantwoordelijkheid te pakken: de werkgever en de werknemer zijn samen verantwoordelijk voor de gezondheid en inzetbaarheid van de werknemer. Juist door die gezamenlijke verantwoordelijkheid te pakken kan je onnodig verzuim en verloop voorkomen!

Burghout heeft haar bedrijf niet zomaar uit de grond gestampt, pas toen duidelijk was hoe de kwaliteit gewaarborgd zou worden en met welke systemen ze wilde werken, trad ze naar buiten met M@: een bedrijf waarin werken aan de optimale inzetbaarheid van werknemers op de eerste plaats staat. “M@ is niet gericht op individualiteit. We gaan uit van de samenwerking, de gezamenlijke verantwoordelijkheid rondom de inzetbaarheid van de werknemer. Dat ligt niet alleen bij de werkgever, ook de werknemer is verantwoordelijk voor zijn eigen gezondheid en inzetbaarheid”, vertelt Miranda Burghout. De naam M@ is dan ook ontstaan uit ‘met elkaar’, het ‘samenwerken’.

We gaan uit van de samenwerking, de gezamenlijke verantwoordelijkheid rondom de inzetbaarheid van de werknemer. Dat ligt niet alleen bij de werkgever, ook de werknemer is verantwoordelijk voor zijn eigen gezondheid en inzetbaarheid

Werken naar optimale inzetbaarheid

M@ helpt graag aan de preventieve kant, door te zorgen dat iemand optimaal inzetbaar kan blijven. Dat proberen ze met name ook binnen het mkb te bewerkstelligen. Zodra iemand verminderd inzetbaar wordt, met zelfs verzuim als gevolg, kan M@ daarbij natuurlijk nog steeds ondersteuning bieden. “Het is een utopie om te denken dat er nooit meer verzuim zou zijn, maar dat betekent niet dat werknemers niet kunnen werken naar hun optimale inzetbaarheid”, zegt Burghout realistisch. Voor de verzuimbegeleiding maakt M@ gebruik van de Visma Verzuim software: “Ik gebruik het ook om alle stukken, zoals de terugkoppeling van de bedrijfsarts, extra beveiligd vanuit het systeem te mailen. Echt een pluspunt dat dat kan.”

Workshops over werkplezier en werkgeluk

Burghout ziet de diensten van M@ als volgt: “je gaat van de pijn (fase 1), naar het steeds meer preventieve stuk (fase 2) om vervolgens enigszins parallel lopend naar een gezonde organisatie met gezonde werknemers te groeien (fase 3).” De pijn, het verzuim, moet eerst worden opgelost door een analyse te maken op organisatieniveau en vanuit de individuele verzuimdossiers. Wat is de oorzaak van het (hoge) verzuim? Is er verschil binnen afdelingen? Is er een hoge meldingsfrequentie van kort verzuim? Of is er eerder sprake van “pech”? Iemand die valt en in het ziekenhuis komt of is er sprake van een chronische ziekte? Bij het preventieve stuk is aandacht voor duurzaam werkgeverschap, eigen verantwoordelijkheid bij de medewerkers, de arbeidsomstandigheden, sociale veiligheid, ervaren werkdruk, het PMO en een gezonde leefstijl. In fase 3 kunnen werknemers ook gebruikmaken van de providerboog van M@. Werknemers kunnen daarmee altijd blijven werken aan hun optimale inzetbaarheid door bijvoorbeeld workshops te volgen op het gebied van werkplezier en werkgeluk of een coach in te zetten.

De winst van een preventief gesprek

Bij nieuwe klanten is er eerst aandacht voor de bestaande afspraken en op basis daarvan komt er een inzetbaarheidsprotocol. De werknemers ontvangen dat protocol, samen met een kennismakingsbrief, zodat ze bekend raken met de mogelijkheden. Een werkgever of leidinggevende kan vanuit preventie aangeven om contact op te nemen met een werknemer bij wie iets speelt, zonder dat daar op dat moment verzuim speelt. “Met de Visma Verzuim software is het mogelijk om zo’n preventief dossier aan te maken. Zo kunnen we een preventief gesprek hebben, om te kijken hoe het gaat, waarmee we kunnen helpen, en eventueel de bedrijfsarts inzetten voor een preventief consult.

Handige verzuimmanager app

Bij de ziek- en hersteldmelding van werknemers maakt HR ook graag gebruik van de app Visma Verzuim Manager. Het is immers handig om zo’n melding meteen in te kunnen voeren als je niet op je vaste werkplek zit. “Krijg je net een ziekmelding en ga je een vergadering in, dan kun je die melding meteen via de app op je telefoon invoeren. Op deze app wordt heel positief gereageerd!”, aldus Burghout. Met de komst van de AVG is er ondertussen behoorlijk wat veranderd. Doordat Visma Verzuim helemaal nieuw was, kon daarmee meteen rekening worden gehouden. Het systeem helpt leidinggevenden ook om niet per ongeluk medische informatie op te schrijven. Er zitten ‘verboden woordenlijsten’ op de achtergrond. Een medische notitie maken zoals ‘hoofdpijn’, is dus niet mogelijk.

Krijg je net een ziekmelding en ga je een vergadering in, dan kun je die melding meteen via de app op je telefoon invoeren. Op deze app wordt heel positief gereageerd!

Ondersteuning voor leidinggevenden, HR en directie

Het stuk casemanagement is belangrijk. Daarbij wil M@ de leidinggevenden ondersteunen en adviseren, of het zelf oppakken als er iets speelt. De boodschap is om veel open vragen te stellen en daarbij geen oordeel te hebben en nooit op de stoel van een arts te gaan zitten. Denk altijd in mogelijkheden, ga met een open vizier het gesprek aan en zorg dat het als een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt opgepakt.

Volgens Burghout is dit de manier om met elkaar te kijken hoe je de inzetbaarheid van een werknemer weer kan verhogen en verbeteren. “Als je openheid en veiligheid biedt, ga je een heel eind komen met elkaar. Dit is in eerste instantie preventief, maar op het moment dat er wel verzuim is, kan je weer verder bouwen op de openheid en veiligheid die je eerder hebt gecreëerd.”

Hulp bij het maken van veranderingen in de organisatie kan tijdelijk nodig zijn, en daarna soms alleen op oproepbasis of als sparringpartner. Bij Visma Verzuim zit het facturatieproces op basis van verrichtingen er dan ook in. Daar is Burghout blij mee, evenals de flexibiliteit en bereikbaarheid: “Ik vind het fijn dat als ik wat heb, ik gewoon kan bellen. Goed om te kunnen sparren, of als iets efficiënter kan bijvoorbeeld. Burghout is dus enthousiast over de mogelijkheden van de Visma Verzuim software: “Bij M@ zetten we in op de samenwerking, maar dat is ook zo bij Visma Verzuim. Als je iets anders wilt, denken ze ook mee. De flexibiliteit en de korte lijntjes zijn gewoon heel prettig!”