Ausems en Kerkvliet

“Inzicht creëren in verzuim door gebruik van Visma Verzuim”

Erik van Lenthe is sinds 2020 directeur van arbeidsmedisch adviesbureau Ausems en Kerkvliet. “Ik ben aangenomen met het idee om de hele arbodienstverlening uit te breiden. Mijn rol ligt met name in het scheppen van perspectief, in contacten met klanten, in acquisitie, maar natuurlijk ook in het integraal besturen van ons bedrijf.” Het bedrijf is in een aantal jaren volledig veranderd: een verhuizing naar een andere locatie, nieuwe collega’s, een nieuwe website, een erkenning als opleidingsinstelling voor bedrijfsartsen en ook een nieuw automatiseringssysteem om verzuim bij te houden. 

Ausems en Kerkvliet bestaat al dertig jaar en is actief in Noordoost-Nederland. Naast de arbodienstverlening werken zij ook in het sociaal domein voor gemeenten, en voeren ze arbeidsdeskundige, medische en psychologische onderzoeken uit vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) en de Participatiewet. Van Lenthe: “Als iemand terug kan naar werk, krijgen wij van de gemeente de vraag of er bijzonderheden zijn waar rekening mee moet worden gehouden. Voor de WMO doen wij onder andere de aanvragen voor gehandicaptenparkeerkaarten, maar we kijken ook wat mensen thuis voor voorzieningen hebben of moeten hebben om langer thuis te kunnen blijven wonen.” 

Verzuim neemt toe

Erik van Lenthe ziet dat verzuim toeneemt. “De meldingsfrequentie neemt toe, psychisch verzuim stijgt sterk en het aantal nulverzuimers daalt. Het is een landelijke trend dat verzuim stijgt. Met name in de zorg, het onderwijs en het openbaar bestuur. Ook de meldingsfrequentie stijgt en daarmee de kans op langdurig verzuim. Daar zit een nauwe verbinding tussen.”

Communicatie en implementatie van nieuw verzuimsysteem

In oktober 2022 is Van Lenthe overgestapt op het verzuimsysteem van Visma Verzuim. Van Lenthe: “Wij hadden een eigen intern systeem voor het sociaal domein en een externe applicatie voor de arbodienstverlening. Dat we de automatisering in eigen huis hadden, vond ik veel te kwetsbaar. Ik ben op zoek gegaan naar een partij die beide vormen van dienstverlening kon bieden. De combinatie met het sociaal domein kon Visma Verzuim het beste oppakken.” 

“Overgaan naar een ander systeem heeft een enorme impact op je eigen organisatie, maar ook op klanten,” legt Van Lenthe uit. “Je vraagt de klanten om naar iets anders toe te gaan, terwijl zij daar niet zelf de keuze in hebben gehad. De maanden voor de implementatie waren intens en de maanden daarna ook, maar het systeem werkt nu prima. Je merkt dat klanten vanuit de arbodienstverlening heel goed met de verzuimsoftware van Visma Verzuim uit de voeten kunnen. Wij koppelen steeds meer met bestaande HR-systemen van de klant, zodat de klant maar op één systeem zijn gegevens hoeft vast te leggen en dat geautomatiseerd doorgaat naar Visma Verzuim. Dat werkt voor de klant prima en voor ons ook.” 

Om de klanten zo goed mogelijk te informeren, zijn zij al voor de implementatie meegenomen in de ontwikkeling en communicatie van het nieuwe verzuimsysteem. “Webinars, handleidingen, video’s: we hebben alle mogelijke kanalen, die Visma Verzuim altijd ter beschikking heeft, aan onze klanten gegeven, zodat zij helemaal op de hoogte waren en ook nu nog makkelijk kunnen terugzien hoe ze een verzuimmelding of hersteldmelding moeten invoeren of hoe ze rapportages op moeten zoeken,“ licht Van Lenthe toe. “Ik heb zelf samen met een collega in die periode op de helpdeskfunctie gezeten, zodat ik ook weet wat er leeft bij de klanten en dat je op basis daarvan wensen kunt indienen bij Visma Verzuim. Het contact met de helpdesk van Visma Verzuim en de contactpersonen is goed.”

“De meldingsfrequentie neemt toe, psychisch verzuim stijgt sterk en het aantal nulverzuimers daalt. Het is een landelijke trend dat verzuim stijgt.”

 

Verminderen van verzuim

Het is uiteraard handig om mee te kunnen kijken in een bedrijf, maar een applicatie helpt niet in het verminderen van het verzuim. Van Lenthe: “Het systeem kan wel ondersteunen door een soort spiegel voor te houden: waar staat mijn organisatie ten opzichte van anderen? En doen wij het significant beter of slechter.” Van Lenthe vertelt dat als je verzuim echt wilt verminderen, je niet moet focussen op het repareren van wat mis is gegaan, maar dat je juist moet kijken wat er nodig is om het níet mis te laten gaan. “Dat gaat over de thema’s ontwikkeling, motivatie en gericht leiderschap. Dat zijn, naast positieve feedback en regelruimte, de belangrijke factoren in het werk. Als een werknemer gezien wordt door de leidinggevende, hij kent de werknemer, geeft hem aandacht, en de werknemer gaat met plezier naar je werk, is de kans klein dat hij zich ziek meldt. Heeft een werknemer een leidinggevende, waarmee de klik minder is en hij geeft de werknemer geen aandacht, dan blijft die werknemer sneller thuis als die zich al een klein beetje niet goed voelt. 2,5% van de ziekmelders heeft een medische reden, de rest heeft te maken met processen, leiderschap en organisatiecontext.” 

Het is daarom volgens Van Lenthe belangrijk om naar de hele populatie werknemers te kijken. Hierbij is amplitie een belangrijk woord. “Het houdt in dat je kijkt naar de werkbeleving van het hele bedrijf. Dat gaat over autonomie, regelruimte, positieve feedback, aandacht, positief leiderschap en ontwikkeling. Die dingen doen ertoe bij begeleiding en bij het voorkomen van verzuim.”

Managen van ziekteverzuim

“Software moet de klant ondersteunen,” vindt Van Lenthe. De software van Visma Verzuim helpt de klanten als een werknemer zich ziek meldt. Van Lenthe: “De klant voert de ziekmelding in en het systeem zet automatisch alle stappen van de Wet verbetering poortwachter op. De klant weet dan precies wanneer de bedrijfsarts iets doet, wanneer de leidinggevende iets moet doen of wanneer de eerstejaarsevaluatie moet worden gedaan. Het helpt de klant enorm met de ondersteuning in dat hele proces. Er zijn ook meldingen via e-mail, zodat de leidinggevende weet welke activiteit hij moet oppakken. Bovendien kun je ook je eigen aantekeningen maken in het systeem en je kunt de bedrijfsarts informatie geven via de applicatie. Het helpt klanten zeker om het verzuim te managen.”